Управление производственным циклом под заказы покупателей
Главная / Решения / SBM для Бизнеса / Управление производственным циклом под заказы покупателей

Управление производственным циклом под заказы покупателей

Данное решение предназначено для автоматизации процесса обработки заказов на производство различных промышленных изделий с обязательным этапом выезда к Заказчику для осуществления необходимых замеров, уточнения состава заказа и особенностей монтажа. К такой бизнес-модели можно отнести такие услуги как: заказ встроенных шкафов и другой индивидуально изготавливаемой мебели, заказ кухонных гарнитуров, заказ услуг по монтажу домашних кинотеатров, заказ установки кондиционеров и, отчасти, пластиковых окон. При этом в роли Заказчика может выступать как сам индивидуальный Заказчик, так и сотрудник торговой партнерской компании из множества торговых центров, офисов, точек продаж, а также мобильный Агент по продажам.

Какие ставятся задачи:
1) Обеспечить оперативную обратную связь Производства с Заказчиком и/или Точкой продаж по широкому кругу вопросов: текущее состояние заказов, количество и типы заказов за период, доступ через web портал к первичным бухгалтерским документам, состояние взаиморасчетов между Производственной компанией, Точкой продаж и конечным Заказчиком;
2) Предоставить оперативную информацию руководителям отделов Производства, Продаж, Доставки, Закупки материалов по состоянию работ по заказам, по распределению заказов по специалистам, по контролю регламентных сроков производства, по наличию заказанных комплектующих в цехах производства и сборки;
3) Предоставить аналитические данные по распределению заявок по типам заказов, по заказчикам, по различным критериям и показателям эффективности работы отделов продаж и производства, по количеству выполненных в срок заказов за различные периоды. Составить и вести рейтинг сотрудников по различным показателям эффективности их работы;
4) Включить систему уведомлений Заказчиков и Менеджеров по продажам по статусу заказов, статусу взаиморасчетов. Внедрить систему уведомлений, поддерживающих общий производственный цикл от момента поступления Заказа до Контроля качества поставленных изделий, для сотрудников руководителей компании по электронной почте или SMS;
5) Внедрить систему эскалаций особых случаев или рисков нарушения сроков производства/поставки;

Преимущества нашего решения:
1) Быстрое и простое внедрение решения от 3 до 10 рабочих дней. Регламент адаптируется под специфику производства во время установки и настройки;
2) Не требует установки программы на рабочие места пользователей - вся работа проводится в интернет браузере. Есть клиент для iPad, iPhone. Серверные службы могут быть установлены в Облаке;
3) Интеграция с любой учетной системой, например, 1С Предприятие для обмена информации по Договорам, Точкам продаж, Оплатам, Отгрузкам и т.д.;
4) Встроенные модули редактора отчетов, уведомлений, эскалаций, отправки SMS, портала для Заказчиков и точек продаж;
5) Встроенные возможности импорта и экспорта записей в Excel;
6) Встроенные возможности аудита действий пользователей - хранится вся история изменений всех полей заявок;
И самое главное - благодаря процессному подходу вы сможете построить наглядную прозрачную эффективную систему управления деятельностью, направленную на совершенствование эффективности главных бизнес-процессов - сбыта и производства.
 

На схеме (Рис.1) показана графическая модель проекта.
Workflow
Рис. 1

После регистрации через web сайт компании или по электронной почте заказ попадает в состояние «Новый заказ» (Рис. 2) , в котором Менеджер по продажам проверяет состав и правильность заполнения форм, подтверждает его и передает информацию о заказе диспетчеру службы планирования - состояние «Планирование выезда на замер». Диспетчер, используя различные представления списков заказов (календарное, простой список, диаграмма распределения, диаграмма Ганта), распределяет нагрузку по бригадам специалистов, связываясь с Заказчикам и уточняя удобное время встречи с представителем компании. В итоге планирования, для каждого Заказа должен быть определен конкретный ответственный специалист и дата (время) визита к заказчику, а Заказ переходит в состояние «Замер».
Новый заказ
Рис. 2
Если встреча с заказчиком состоялась успешно, то специалист должен сдать отчет о выезде и предоставить в договорной отдел все необходимые детали Заказа. В состоянии «Подготовка договора» Менеджер по продажам проводит окончательную калькуляцию, проверяет параметры Заказа, например, на наличие заказанных элементов фурнитуры, получает одобрение Заказчика по составу и стоимости Заказа и передает Заказ в бухгалтерию для получения предоплаты. Также Менеджер может вернуть Заказ на повторный замер. Если для Заказа требуется участие отдельных узких специалистов по дизайну, технологии, материалам, то Менеджер может привлечь соответствующих сотрудников - состояние «Проектирование». На данном этапе Дизайнер может сделать точный макет Заказа, подготовить расчеты, уточнить спецификацию по материалам и сложности изготовления, приложить фотографии и документы по данному Заказу (Рис. 3). В случае, если не хватает каких-либо данных, он может также вернуть заявку на уточнение заказа.
Приложения и примечания к заказу
Рис. 3

В зависимости от типа оплаты аванса, заявка переходит в «Ожидание решения банка» (В кредит), а затем в «Оплату». Либо (Безналичная оплата, Наличная оплата) сразу в «Оплату», где бухгалтер/кассир должен внести в систему информацию о платежном документе. Здесь приветствуется интеграция с любой учетной (торговой) системой предприятия, например, 1С:Предприятие.
Далее следует этап «Производства», после завершения которого идет «Планирование на доставку и сборку», где Диспетчер доставки назначает бригаду доставки и монтажа. Возможна и другая схема распределения готовых заказов, когда бригада сама может набирать себе работы для исполнения, осуществляя доставку и монтаж свободных заказов из очереди. Когда все установлено у заказчика, проект переходит в завершенное состояние.
На данном этапе заказчик может оценить качество оказанных услуг, отправить претензию, либо наоборот отметить высокое качество.
В состояниях «Новый заказ», «Замер», «Ожидание решения банка», «Подготовка договора» Заказ можно отменить с обязательным указанием причины.

Решение обеспечивает выполнение следующих функций:
• Массовую обработку поступающих заявок;
• Четкий контроль процесса и строгое выполнение регламентых сроков;
• Отправку почтовых (sms/twitter) уведомлений о создании новой заявки, окончании проектирования, изготовления и т.д.;
• Предоставление портала самообслуживания (Рис. 4)для Заказчиков, Агентов или партнерских торговых компаний, где можно отслеживать состояние заказов, эффективно взаимодействовать с отделами Продаж, Дизайна и Производства;
Портал
Рис. 4
• Эффективный инструмент решения конфликтных ситуаций;
• Данные и аналитику для постоянного совершенствования процесса и качества оказываемых услуг;
• Наглядные и простые отчеты, помогут всем участникам процесса в реальном времени получать доступ ко всей необходимой информации (Рис. 5);
Отчеты по заказам
Рис. 5

• На вкладке Вложения/Примечания можно прикреплять файлы, добавлять ссылки. Инструмент Примечаний позволяет отслеживать и хранить переписку сотрудников из разных отделов, в том числе и через внешнюю электронную почту e-mail;
• На вкладке Системные можно отслеживать Историю изменений состояний, а так же сами изменения всех атрибутов Заказа (Рис. 6);
История состояний
Рис. 6
Мощная платформа автоматизации бизнес процессов не отменяет существование учетной системы, но эффективно дополняет ее современными высокоэффективными инструментами, обладающими необходимыми бизнесу качествами:

1) Наглядность и простота;
2) Фокус на результатах бизнес-процессов, а не отдельных этапах, работах и активностях сотрудников;
3) Единая среда коммуникаций между Заказчиками, Сотрудниками, Руководителями;
4) Не требует высоких затрат на Разработку и Обслуживание и допускает самостоятельное развитие;
5) Интегрируется с 1С: Предприятие;