Управление заказами на лабораторные исследования
Главная / Решения / SBM для Бизнеса / Управление заказами на лабораторные исследования

Управление заказами на лабораторные исследования

Данное решение разрабатывалось для автоматизации процесса обработки заказов на проведение разнообразных медицинских анализов соответствующими лабораториями. Лаборатория, обладая мощным и разнообразным специальным оборудованием и обученным персоналом, ежедневно обрабатывает множество заказов на проведение анализов от частных и государственных поликлиник, медицинских центров и других учреждений - Заказчиков.

Доставку материалов для исследований, как правило, берет на себя либо заказчик, либо курьерская служба по заказу Заказчика. Результаты анализов специалисты лаборатории передают обратно представителям Заказчика по электронным средствам связи или факсу.

Какие ставятся задачи:
1) Обеспечить оперативную обратную связь Лаборатории с Заказчиком по широкому кругу вопросов: текущее состояние запросов, количество заявок за период, доступ через web портал к документам с результатами анализов, состояние взаиморасчетов между Лабораторией и Заказчиком;
2) Предоставить оперативную информацию руководителям отделов по состоянию работ по заявкам, распределению заявок по специалистам, контроль регламентных сроков исследований различных материалов;
3) Предоставить аналитические данные по распределению заявок по типам анализов, по заказчикам, по различным критериям и показателям эффективности работы лаборатории, по количеству выполненных в срок заявок. Составить рейтингу специалистов лаборатории;
4) Включить систему уведомлений Заказчиков по статусу заявок на проведение анализов или необходимости провести оплату, а также специалистов и руководителей лаборатории по электронной почте или SMS;
5) Внедрить систему эскалаций особых случаев или рисков нарушения сроков проведения анализов или необходимости повторного забора и доставки проб;

Преимущества нашего решения:
1) Быстрое и простое внедрение решения от 3 до 10 рабочих дней. Регламент адаптируется под специфику лаборатории во время установки и настройки;
2) Не требует установки программы на рабочие места пользователей - вся работа проводится в интернет браузере. Есть клиент для iPad, iPhone. Серверные службы могут быть установлены в Облаке;
3) Интеграция с любой учетной системой, например, 1С Предприятие для обмена информации по Договорам, Заказчикам, Оплатам, Количеству успешных анализов и т.д.
4) Встроенные модули редактора отчетов, уведомлений, эскалаций, отправки SMS, портала для Заказчиков
5) Встроенные возможности импорта и экспорта записей в Excel.
6) Встроенные возможности аудита действий пользователей - хранится вся история изменений всех полей заявок.

И самое главное - благодаря процессному подходу вы сможете построить эффективную систему управления деятельностью, направленную на совершенствование эффективности главного бизнес-процесса, приносящего прибыль лаборатории.
На схеме (Рис.1) показано графическое представление модели регламента обработки заявок на проведение анализов.
Модель процесса
Рис. 1

Процесс начинается с регистрации новой заявки, в которой заполняются данные о необходимых анализах и заявителе (Рис. 2).

Размещение заявки на анализы 

Рис. 2
Далее курьер доставляет исследуемый материал в лабораторию, при поступлении которого регистраторы проверяют соответствие проб направлениям, их состояние, время, прошедшее после их взятия, отмечают время поступления пробы в лабораторию. Если в процессе проверки выявлены какие-либо ошибки (расхождение между данными заявки и этикетки на пробирке, отсутствие этикетки и т.д.), заявка отменяется. Заявителю посылается письмо с причинами отклонения.

В случае, когда регистрация проходит успешно, исследуемый материал идет на «Сортировку», в процессе которой материал распределяется по рабочим потокам лаборатории. Далее начинается подготовка к исследованиям, помощник лаборанта готовит необходимые реагенты и пробирки.
На этапе «Исследования» лаборант производит анализы, при завершении которых следует «Контроль качества», проверяется правильность полученных данных. Если данные получены не правильно, материал отправляется обратно лаборанту.
После завершения «Контроля качества», лаборант приступает к «Оформлению результатов». Заявителю сообщается о результатах, и заявка переходит в завершенное состояние. (Рис.3)

Форма состояния выполненной заявки 

Рис. 3
Решение обеспечивает выполнение следующих функций:
• Массовую обработку поступающих заявок;
• Четкий контроль процесса и строгое выполнение регламентных сроков;
• Отправку почтовых (sms/twitter) уведомлений о создании новой заявки, окончании проектирования, изготовления и т.д.;
• Предоставление портала самообслуживания (Рис. 4) для Заказчиков и Специалистов, где можно отслеживать состояние заявки, эффективно взаимодействовать с различными отделами лаборатории, а также клиники-заказчика.

Портал обслуживания клиентов
Рис. 4
• Эффективный инструмент решения конфликтных ситуаций;
• Данные и аналитику для постоянного совершенствования процесса и качества оказываемых услуг;
• Наглядные и простые отчеты, помогут всем участникам процесса в реальном времени получать доступ ко всей необходимой информации (Рис. 5);

Отчеты
Рис.5

• На вкладке Вложения/Примечания можно прикреплять файлы, добавлять ссылки (Рис. 6). Инструмент Примечаний позволяет отслеживать и хранить переписку сотрудников из разных отделов, в том числе и через внешнюю электронную почту e-mail;

Вложения и примечания
Рис. 6

• На вкладке Системные можно отслеживать Историю изменений состояний, а так же сами изменения всех атрибутов Заявки (Рис. 7);

История изменений состояний
Рис.7