Решение автоматизации процесса закупок
Главная / Решения / SBM для Бизнеса / Решение автоматизации процесса закупок

Решение автоматизации процесса закупок

Решение предназначено для автоматизации процесса внутренних закупок организации, включая этапы подготовки и проведения конкурсных торгов. Задача актуальна не только для государственных организаций, которые обязаны проводить закупку через конкурсные торги в соответствие с Федеральным законом (94-ФЗ в редакции от 11.07.2011), но и для крупных коммерческих структур, которые могут таким образом оптимизировать свои статьи затрат.

Поскольку закупки в организациях - это постоянный и непрекращающийся процесс, то мы предлагаем именно процессный подход для повышения эффективности этой деятельности. Какие можно выделить самые распространенные проблемные области:


• Отсутствие внутренних эффективных инструментов принятия решений по утверждению потребностей с точки зрения Бизнеса приводит к нецелевому расходованию средств;
• Отсутствие единого реестра потребностей снижает возможности планирования и повышает потери за счет возможной экономии на скидках от объема заказов;
• Отсутствие четкого прозрачного инструмента контроля исполнения регламента с персональной ответственностью приводит к неэффективным взаимодействиям на всех уровнях управления и нецелевым расходам;
• Рассогласование графика исполнения заказов, связанных одной бизнес-потребностью, может приводить к существенным потерям времени еще до начала эксплуатации;
• Неэффективные инструменты коммуникаций между бизнесом и отделом закупок, между связанными регламентом отделами может приводить и к прямым потерям времени, и потерям потенциальных возможностей;

Наше решение позволяет просто и эффективно решать эти и другие проблемы:
• Система управления бизнес-процессами четко контролирует исполнение регламента процесса, заданного в виде модели перехода состояний. В любой момент времени можно узнать, в каком состоянии сейчас находится заявка, кто с ней работает сейчас, что было сделано и кем. Автоматически фиксируются и наглядно отображаются все изменения всех параметров заказа, ведется наглядный граф перехода состояний;
• Потребности можно связывать между собой и контролировать сроки их реализации согласованным образом. Система позволяет автоматически рассылать уведомления о приближении крайних сроков исполнения всего заказа, отдельных этапов или связанных потребностей;
• Удобный пользовательский интерфейс доступен каждому сотруднику через web интерфейс. Предусмотрен специальный портал самостоятельного размещения и контроля статуса исполнения своих потребностей;
• Эффективные инструменты принятия решений для руководителей позволяют утверждать или отклонять потребности прямо из электронной почты, или со смартфона/планшета, или из графических отчетов;
• Доступны различные представления графика потребностей и заказов - календарное, диаграмма Ганта, графические диаграммы, электронные таблицы;
• Модель процесса может быть адаптирована под специфику регламента организации внутренним отделом ИТ;

На рисунке показано графическое представление модели процесса, которое можно просто адаптировать под особенности регламента конекретной организации - добавить состояния, создать новые переходы, переименовать или удалить несуществующие маршруты, переопределить ответственных за определенные этапы и т.д. (Рис. 1).
Workflow

Рис. 1 

Решение может быть интегрировано с системами проведения торгов и учетными системами через интерфейс на Web службах.

Дополнительные возможности:


• отчеты по суммам: сэкономленным на торгах (max - min), суммы всех итоговых договоров и/или счетов (в разных валютах), если они идут тоже в этой системе;
• отчеты по срокам выполнения этапов регламента (min, max, среднее, по месяцам, кварталам), индикация превышения срока рассмотрения, предусмотренного регламентом закупок, с указанием конкретного исполнителя или визирующего руководителя на этапе согласования;
• графические отчеты руководителя департамента закупок в разрезе по специалистам по закупкам в сравнении между собой, с построением рейтингов и расчетом KPI;
• возможность хранения документов Microsoft Office во внешнем сетевом версионном хранилище на основе Microsoft Sharepoint Services;
• Возможность формирования цепочек специалистов компании для каждого определенного типа запроса, чтобы Заявка создавалась сразу с указанием конкретных исполнителей (или групп) для каждого этапа регламента, например, заказы на программное обеспечение обрабатывает одни люди, заказы на канцелярские товары - другие, мебель - четвертые. Также есть возможность определить для каждого типа Заказа свой список согласующих. Эти параметры можно менять в реальном времени;
• Автоматическая замена исполнителя на заместителя в случае отпуска, болезни, отгула;
• Простые формы сбора потребностей;

После регистрации, новая заявка попадает на «Классификацию» (Рис. 2).
Далее принимается решение: необходимо ли «Бизнес рассмотрение», «Финансовое рассмотрение», а также сама «Покупка» (Рис. 3). Если они требуются, то заявка попадает на рассмотрение, иначе в «Отклоненные». Как только принято решение о покупке, осуществляется «Выбор поставщиков», после чего происходит «Аукцион». Специалист по закупке выбирает победителя аукциона, устанавливает потраченную сумму и отправляет заявку к Юристу на «Составление договора» (Рис. 4). При переходе на данный этап автоматически считается сэкономленная на торгах сумма. Как только договор подписан, закупка попадает в «Закупочное подразделение», Специалист по закупке отправляет заявку сначала на «Согласование договора», а затем на «Оплату». После оплаты следует «Приемка», в которой Заявитель может одобрить заявку, а также, если есть недочеты, отправить обратно Специалисту по закупке.

 

Классификация
Рис. 2

Согласование и утверждение потребности

Рис. 3

Договор
Рис. 4
Решение обеспечивает выполнение следующих функций:
• Массовую обработку поступающих заявок;
• Прозрачность процессов и общую ответственность персонала;
• Отправку почтовых (sms/twitter) уведомлений о создании новых, утвержденных заявок и др.;
• Наглядные и простые отчеты, помогут всем участникам процесса в реальном времени получать доступ ко всей необходимой информации (Рис. 5);
Отчет руководителя отдела закупок

Рис.5
• На вкладке Вложения/Примечания можно прикреплять файлы, добавлять ссылки. Инструмент Примечания позволяет отслеживать переписку участников;

Примечания и вложения 

(Рис.6)
• Портал самообслуживания (Рис.7) для Заявителей и Специалистов, позволяет отслеживать состояние заявок, эффективно взаимодействовать с Отделом закупок, Юридическим отделом и др.;
• На вкладке Системные можно отслеживать Историю изменений состояний, а так же сами изменения всех атрибутов Заказа (Рис. 8);

Портал самообслуживания
Рис. 7
Системные
Рис. 8