Управление поручениями
Главная / Решения / SBM для Бизнеса / Управление поручениями

Управление поручениями

Данное решение предназначено для автоматизации процесса управления поручениями в организации, и поддерживает следующие сценарии использования.

• Руководитель назначает Исполнителю новую задачу, получает отчет об исполнении, оценивает работу и завершает задачу;
• Исполнитель может подключить к работе неограниченное количество помощников и перепоручить всю задачу или часть нескольким Исполнителям. При этом уровень вложенности Задач и Поручений не ограничен, а всю иерархию задач с указанием текущего статуса можно всегда наглядно посмотреть в соответствующей секции;
• Задачи можно организовать по типам задач или отделам в Проектах, где настроить индивидуальные привилегии и права доступа;
• Если у задачи есть срок исполнения, то система автоматически за 1 день до срока пришлет уведомление исполнителю соответствующее предупреждение, а руководителю - уведомление о нарушении срока;
• Если Исполнитель уходит в отпуск, то задача автоматически переназначается на его Заместителя;
• Допускается назначение задачи на группу Исполнителей.. В этом случае уведомления отправляются всем участникам группы. Исполнитель или Группа исполнителей может быть автоматическм назначена в свойствах каждого отдельного Проекта;
• Система предлагает различные представления данных в модуле отчетов от простых списков до графических интерактивных отчетов. Также доступно представление списков задач в виде диаграммы Ганта или Календаря;
Модель процесса может быть легко изменена и адаптирована под конкретную специфику. Дополнительно можно реализовать Периодические задачи для автоматического создания и назначения Исполнителям.

Task workflow 

После регистрации поручение попадает в состояние «Новое поручение». На данном этапе Руководитель может назначить Исполнителя, а также отменить его выполнение. В то же время, если присутствуют не назначенные поручения, Исполнитель может взять их в работу.

New task

В состоянии «В работе» можно перепоручить задачу (разбить на подзадачи), назначив Исполнителя. При этом если у нее есть дочерние подзадачи, то родительская завершиться только тогда, когда завершены все зависимые от нее. Исполнитель может отклонить поручение, предварительно описав причину.

Substask
После того как поручение выполнено, оно попадает к Руководителю, для проверки. В случае отрицательного результата поручение возвращается Исполнителю на доработку, иначе переходит в состояние «Закрыто».
Решение обеспечивает выполнение следующих функций:
• Регистрацию вновь поступающих поручений;
• Возможность копировать поручения;
• Отправку уведомлений (email / sms / twitter) о создании \ изменении поручений;
• Для более удобного распределения нагрузки на Исполнителей, предусмотрено разделение задач по сложности и срочности;
• Наглядные отчеты, помогут Руководителю следить за ходом выполнения поручений, а Исполнителю просматривать все свои задачи;

Reports 

• На вкладке Вложения/Примечания можно прикреплять файлы, добавлять ссылки. Инструмент Примечания позволяет отслеживать переписку участников, в том числе здесь же указывается причина отказа и отклонения поручения;

  Attachments

• На вкладке Системные можно отслеживать Историю изменений состояний, а так же сами изменения;

System